Erst Klarheit, dann Digitalisierung

Die neue Software ist eingeführt. Die Umstellung hat Monate gekostet, die Schulungen sind durch, alles sieht moderner aus. Und die Probleme, wegen denen man angefangen hat, sind immer noch da.

Manchmal ist es sogar schlimmer geworden. Die Leute haben mehr Arbeit als vorher, weil der alte Weg einfach weiterläuft und der neue dazugekommen ist.

Dabei verspricht Digitalisierung genau das Gegenteil. Weniger administrativen Aufwand, klarere Abläufe, endlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen viele mehrere Aufgaben gleichzeitig tragen, klingt das nach echter Entlastung.

Diesen Verlauf habe ich mehr als einmal erlebt. Woran liegt das?

Häufig daran, dass wir uns zu früh mit der Lösung beschäftigen und zu wenig mit dem eigentlichen Problem.

Eine neue Software macht aus einem schlechten Prozess noch keinen guten

In unterschiedlichen Unternehmen Verantwortung zu tragen, hat mir vor allem eines gezeigt: wie unterschiedlich Organisationen funktionieren können.

Manche Abläufe sind hervorragend durchdacht, andere haben sich über Jahre entwickelt und werden kaum noch hinterfragt. Nicht, weil sich niemand dafür interessiert, sondern weil im Tagesgeschäft schlicht die Zeit fehlt.

Da wird eine Excel-Liste geführt, obwohl dieselben Informationen bereits in einem anderen System vorhanden sind. Rechnungen wandern durch mehrere Hände, weil irgendwann einmal jemand entschieden hat, dass es so sein muss. Und wichtige Informationen liegen in persönlichen Ordnern, obwohl eigentlich mehrere Personen darauf zugreifen müssten.

Solange alles irgendwie funktioniert, fällt das gar nicht besonders auf.

Und dann fällt jemand aus

Dann kommen Ferien, eine Krankheit oder eine Kündigung. Und plötzlich fehlt nicht einfach eine Arbeitskraft, sondern ein Ablauf. Er stand nie irgendwo, er war im Kopf einer Person.

Neue Mitarbeiter brauchen dann Monate, bis sie mitlaufen, weil es nichts zum Nachlesen gibt, sondern nur Leute zum Fragen. Und wer am meisten weiss, wird zum Engpass: Jede zweite Frage landet auf demselben Schreibtisch, häufig auf dem der Geschäftsführung.

Ein Unternehmen, das über Köpfe läuft, wächst genau so weit, wie diese Köpfe mitkommen. Wachstum scheitert selten am Markt. Häufiger daran, dass die Organisation nicht mitgewachsen ist.

Und genau hier beginnt für mich die eigentliche Arbeit. Nicht mit der Frage, welche Software wir kaufen sollten, sondern damit, gemeinsam zu verstehen, weshalb die Dinge heute so laufen, wie sie laufen.

Denn wer unklare Prozesse digitalisiert, macht das Chaos im schlimmsten Fall einfach nur schneller.

Manchmal braucht es zuerst ein gutes Gespräch statt einer neuen Software

Wenn ich mit Unternehmern über ihre Abläufe spreche, finde ich eine Frage besonders spannend: Warum machen Sie das eigentlich so?

Die Antworten sind oft erstaunlich ähnlich.

„Das haben wir schon immer so gemacht."

„Das hat damals unsere ehemalige Mitarbeiterin eingeführt."

Oder mein persönlicher Favorit: „Das weiss ich ehrlich gesagt auch nicht mehr."

Und wissen Sie was? Das ist völlig normal.

Gerade KMU sind häufig über viele Jahre gewachsen. Neue Mitarbeiter kommen dazu, Aufgaben werden verteilt, Zuständigkeiten verändern sich, und irgendwann entsteht eine Organisation, die zwar funktioniert, aber nicht unbedingt so effizient ist, wie sie sein könnte.

Deshalb geht es bei der Optimierung von Prozessen auch nicht darum, alles Bestehende infrage zu stellen oder den Leuten zu erklären, dass sie bisher etwas falsch gemacht haben.

Im Gegenteil. Häufig kennen gerade diejenigen, die täglich mit den Abläufen arbeiten, die Schwachstellen am besten. Man muss ihnen nur zuhören und gemeinsam überlegen, was sich vereinfachen lässt.

Manchmal entsteht daraus eine grössere Veränderung. Manchmal reicht es aber auch, zwei unnötige Arbeitsschritte zu streichen, eine Verantwortung klar zu definieren oder Informationen an einem zentralen Ort abzulegen.

Nicht besonders spektakulär, ich weiss. Aber oft erstaunlich wirkungsvoll.

Drei Fragen, die Sie heute Nachmittag beantworten können

Dafür brauchen Sie keine Beratung. Nehmen Sie einen Ablauf, der Sie regelmässig Nerven kostet, und stellen Sie drei Fragen.

Wer ist zuständig, und wer schliesst ab? Nicht, wer mitarbeitet, sondern wer entscheidet, dass die Sache erledigt ist. Wenn die Antwort im Raum unterschiedlich ausfällt, haben Sie Ihren Startpunkt gefunden.

Wo liegt das Wissen? Im Kopf einer Person, in einem Mail-Verlauf, in einem Ordner, den zwei Leute kennen? Alles, was nur im Kopf liegt, ist gleichzeitig ein Engpass und ein Risiko.

Wo entstehen Rückfragen und Doppelarbeit? Wo dieselbe Frage jeden Monat neu gestellt wird, fehlt keine Software, sondern eine Festlegung.

Nicht alles, was digitalisiert werden kann, muss auch digitalisiert werden

Ich bin eine grosse Befürworterin sinnvoll eingesetzter Technologie. Ich nutze selbst täglich digitale Werkzeuge und künstliche Intelligenz und möchte auf viele dieser Möglichkeiten nicht mehr verzichten.

Trotzdem bin ich überzeugt, dass wir bei der Digitalisierung manchmal etwas zu sehr auf das technisch Machbare schauen und zu wenig auf den tatsächlichen Nutzen.

Nur weil sich ein Prozess automatisieren lässt, bedeutet das noch lange nicht, dass es wirtschaftlich sinnvoll ist. Wenn eine Tätigkeit nur wenige Minuten pro Monat beansprucht, muss man sich schon fragen, ob sich dafür eine aufwendige Automatisierung lohnt.

Und wenn ein Prozess unnötig kompliziert ist, sollte man ihn zuerst vereinfachen, bevor man versucht, ihn mit Technologie schneller zu machen.

Für mich ist deshalb entscheidend, dass wir nicht einfach möglichst viel digitalisieren, sondern dort ansetzen, wo Unternehmen und ihre Leute tatsächlich entlastet werden.

Und dann kommt auch noch die künstliche Intelligenz

Als wäre die Digitalisierung nicht schon anspruchsvoll genug, eröffnet künstliche Intelligenz nun Möglichkeiten, die vor wenigen Jahren kaum vorstellbar waren: Dokumente analysieren, Texte erstellen, Informationen aufbereiten, wiederkehrende Aufgaben unterstützen. Vieles davon funktioniert heute erstaunlich gut.

Aber auch hier gilt für mich derselbe Grundsatz: Zuerst müssen wir verstehen, was wir verbessern möchten.

KI kann Mitarbeiter unterstützen, Informationen schneller zugänglich machen und Prozesse vereinfachen. Sie kann aber nicht dafür sorgen, dass Verantwortlichkeiten geklärt sind. Wenn niemand weiss, wo die aktuellen Informationen liegen, welche Daten verbindlich sind oder wer für eine Entscheidung verantwortlich ist, löst auch künstliche Intelligenz diese Fragen nicht.

Hinzu kommt die Verantwortung für die eigenen Daten. Wenn Mitarbeiter verschiedene frei zugängliche KI-Werkzeuge nutzen, ohne dass klare Regeln bestehen, entstehen zusätzliche Herausforderungen. Warum ein firmeneigener Zugang hier der bessere Weg ist, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.

Digitalisierung ist keine reine IT-Angelegenheit

Ein Punkt liegt mir besonders am Herzen: Digitalisierung gehört nicht einfach in die IT-Abteilung.

Natürlich braucht es Fachleute, die sich mit den technischen Möglichkeiten auskennen. Ohne sie geht es nicht, und das ist auch gut so. Doch die Frage, wie ein Unternehmen arbeitet, welche Prozesse sinnvoll sind und wo Veränderungen notwendig werden, ist in erster Linie eine organisatorische und unternehmerische Aufgabe.

Ich selbst komme nicht aus der IT, obwohl ich in meiner beruflichen Laufbahn immer wieder Verantwortung für diesen Bereich getragen habe, selbstverständlich mit den richtigen Fachleuten an meiner Seite. Gerade deshalb weiss ich, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung, Mitarbeitern und technischen Spezialisten ist.

Die Technik muss zur Organisation passen und nicht umgekehrt.

Und vor allem dürfen wir eines nicht vergessen: Hinter jedem Prozess stehen Menschen. Menschen, die ihre Arbeit gut machen möchten, die sich über unnötige administrative Aufgaben ärgern und die sich freuen, wenn etwas endlich einfacher funktioniert.

Warum wir bei visibus zuerst über Strukturen sprechen

Genau aus dieser Überzeugung heraus verfolgen wir bei visibus einen Ansatz, der vielleicht weniger spektakulär klingt als die nächste grosse Technologieankündigung, für uns aber entscheidend ist: Wir möchten zuerst Klarheit schaffen, bevor wir mit Digitalisierung, Automatisierung oder künstlicher Intelligenz loslegen.

Deshalb ergänzen wir unser Angebot bewusst um einen weiteren Schwerpunkt, die Unterstützung kleiner und mittlerer Unternehmen bei Prozessen und Organisation. Konkret heisst das:

• bestehende Prozesse analysieren und vereinfachen,
• Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klären,
• gewachsene Strukturen sinnvoll weiterentwickeln,
• administrative Abläufe effizienter gestalten,
• Möglichkeiten für Digitalisierung und KI gezielt erkennen.

Dabei geht es nicht darum, jedes Unternehmen komplett neu zu organisieren. Oft sind es kleine Anpassungen, die bereits eine grosse Wirkung haben.

Mit visibus Chat haben wir zudem eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen verschiedene KI-Modelle zentral und kontrolliert nutzen können. Damit möchten wir gerade KMU einen einfachen und verantwortungsvollen Zugang zu künstlicher Intelligenz ermöglichen.

Doch auch bei unserer eigenen Lösung verlieren wir eines nicht aus den Augen: Technologie soll den Menschen dienen und nicht zusätzliche Komplexität schaffen. Denn am Ende interessiert es eine Geschäftsführung wenig, wie beeindruckend eine Technologie im Hintergrund ist, wenn sie im Arbeitsalltag keinen spürbaren Nutzen bringt.

Mein Fazit: Manchmal ist weniger Technologie der bessere Anfang

Ich glaube, dass Digitalisierung und künstliche Intelligenz für KMU enorme Chancen bieten. Viele Aufgaben lassen sich heute einfacher erledigen, Informationen schneller verarbeiten und Mitarbeiter gezielt entlasten.

Aber ich glaube genauso, dass wir uns manchmal etwas mehr Zeit nehmen sollten, bevor wir die nächste Software einführen. Zeit, um zuzuhören, Fragen zu stellen und bestehende Abläufe zu hinterfragen.

Denn nicht jedes Problem braucht eine technische Lösung. Manchmal braucht es zuerst eine klare Entscheidung, eine einfachere Struktur oder ein gemeinsames Verständnis darüber, wie man künftig zusammenarbeiten möchte. Und wenn diese Grundlagen stimmen, kann Technologie ihre eigentliche Stärke entfalten.

Deshalb beginnt erfolgreiche Digitalisierung für mich nicht mit der Software, sondern mit Klarheit. Und manchmal ist genau das der wichtigste Fortschritt.

Wo entstehen in Ihrem Unternehmen heute noch unnötige Umwege, Doppelarbeiten oder wiederkehrende Rückfragen? Wenn Sie das gemeinsam anschauen möchten, schreiben Sie uns.